İTÜ’de öğrenim görmek üzere anlaşmalı olduğumuz üniversiteler tarafından seçilen öğrencilerin idari işlemlerinden (kabul belgesi, oturma izni, hareketlilik evrakları vb.) Ofisimiz (İTÜ Uluslararası Değişim Programı Ofisi), akademik çalışmalarını içeren belge ve sorulardan Erasmus+ Bölüm/Program Koordinatörlerimiz sorumludur.

Aşağıda Bölüm/Program Koordinatörlerimizin; gelen öğrencilerin hareketlilik öncesi, sırası ve sonrasında yerine getirmesi gereken işlemler ve dikkat edilmesi gereken hususular paylaşılmıştır.

A. HAREKETLİLİK ÖNCESİ:
Erasmus+ kapsamında hareketlilik gerçekleştirmeyi planlayan öğrenciler, öğrenim görmeyi planladığı üniversitelerin bölümlerine ait ders planlarını ve içeriklerini ilgili web sitelerinden inceleyerek tercihte bulunur. Üniversitemizde seviyelerine (Lisans/Lisansüstü) göre Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı veya Lisansüstü Eğitim Enstitüsü web sitelerinden bu bilgilere erişilebilmektedir.

Öğrenciler, web sitelerinde ders içeriklerine dair yeterli bilgi bulunmaması veya ilave soruları olması halinde bilgi ve yönlendirme için Ofisimiz web sitesinde yer alan listeden ilgili bölümün Erasmus+ Bölüm Koordinatörlerine ulaşarak danışırlar.

! Öğrencilere gerekli bilgileri ve desteği mümkün olan en kısa sürede ve tatmin edici içerikte sağlamak koordinatörlerimizin sorumluluğunda olup üniversitemizin uluslararasılaşma stratejileri kapsamında önem arz etmektedir.

Erasmus+ kapmasında İTÜ’ye gelmek isteyen öğrencilerin nominasyon ve başvuru işlemleri Ofisimiz tarafından yürütülmektedir. Bu süreçleri başarıyla tamamlayan, belgeleri onaylanarak İTÜ’de öğrenim görme hakkı kazanan öğrencilere ise Ofisimiz tarafından bir “Kabul Mektubu” verilmektedir. Aşağıda paylaşılan “Hareketlilik Öncesi Gelen Öğrenci İşlemlerinin” yapılabilmesi için öğrencinin mutlaka Ofisimizden “Kabul Mektubu” almış olması gerekmektedir.

Ofisimizden Kabul Mektubu Alan öğrencilerin; başvuru süreçlerini tamamlayabilmesi için; kendi üniversitelerinde alacakları dersler yerine İTÜ’de alacakları dersleri kredi sayısı ve içerikleriyle eşleştirdikleri, bölüm koordinatörlerinden alınan bilgilere göre hazırladıkları Çevrimiçi Öğrenim Sözleşmesini (Online Learning Agreement (OLA)) üniversitelerine sunmaları gerekmektedir. Bu nedenle bölüm/program koordinatörleri tarafından;

1. EWP Dashboard sistemi üzerinden Online Learning Agreement (OLA) belgeleri içerik/kredi/bölüm/seviye vb. açılardan incelenmelidir.
   • OLA belgelerine ulaşabilmek için: EWP Dashboard (https://ewp-dashboard.eu/login) sistemine giriş yaptıktan sonra sol menüde yer alan OLA bölümünden “Incoming Students” sekmesine giriş yapılmalıdır. Bu bölümde gelen tüm öğrencilerin isimleri listelenir. İlgili öğrenci seçilerek OLA belgesine ulaşılır.
2. İncelenen OLA belgelerinin uygun görülmesi halinde; OLA belgesinin görüntülendiği sayfada yer alan “Sign OLA” butonu aracılığıyla onaylanmalıdır.
3.  İncelenen OLA belgelerinin uygun görülmemesi halinde OLA belgesinin görüntülendiği sayfada yer alan “Decline” butonu aracılığıyla reddedilmelidir (İTÜ’de açılmayan veya düşürülen dersler de bu kapsamda değerlendirilir). Bu işlem sırasında belgenin reddedilme nedeni “Açıklama” bölümüne, öğrenciye yapacağı değişiklikler için gerekli geri bildirimi sağlayacak şekilde yazılmalıdır. İhtiyaç olması veya öğrenciden talep gelmesi halinde öğrenciyle e-posta üzerinden iletişime geçilmelidir.
   • Öğrenci değişikliği gerçekleştirdiğinde, bölüm koordinatörüne EWP sistemi üzerinden e-posta ile bildirim gelmektedir. Bu bildirimi takiben bu belgenin “A. Hareketlilik Öncesi” başlığı altında yer alan 1. Maddeden başlayarak aynı işlemler yürütülür. 

! EWP sistemi üzerinde yapılan tüm işlemler ve girilen açıklamalar İTÜ bölüm koordinatörleri, öğrenci ve gönderen kurum tarafından görüntülenebilmektedir.

Önemli: Online sisteme (EWP) geçiş yapamayan az sayıda kurum için “öğrenim sözleşmesi (Learning Agreement (LA))” bölüm/program koordinatörüne PDF dokümanı olarak da e-posta ile gönderilebilir. Bu durumda LA, koordinatörce uygun görülmesi halinde (içerik/kredi/bölüm/seviye vb. açılardan) imzalanarak yine e-posta üzerinden öğrenci ile paylaşılmalıdır.

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

• “A. Hareketlilik Öncesi” başlığı altındaki 1. Maddede detayları paylaşılan OLA içeriği karşı kurumun İTÜ’de alınacak eğitimi geçerli sayması bakımından önemlidir. Bu nedenle Erasmus+ hareketliliğine katılmak isteyen ancak henüz “Kabul mektubu” almamış öğrenciler de OLA’da yer alacak olası eşleşmeleri kendi üniversitelerinin görüşüne sunabilmektedir. Dolayısıyla kabul mektubu almamış olsa dahi öğrenciler, OLA konusunda koordinatörlere danışabilmektedir. Kabul mektubu almamış öğrencilere, Bölüm Koordinatörleri sadece derslere ve OLA içeriğine dair bilgi verebilir, imza ve onay işlemi gerçekleştiremez.  
• Genel olarak; öğrencilerin derslerini anlaşma dahilindeki ve İTÜ’de kayıtlı oldukları programdan alması beklenir. Ancak gönderen kurumdaki bazı bölümler disiplinler arası bir yapıda olduğundan İTÜ’de birden fazla bölümden ders alma konusunda esneklik sağlanmaktadır. Bu durumda, OLA belgesini imzalama ve öğrenciyi farklı derslere yönlendirme yetkisi öğrencinin kayıtlı olduğu bölümün Erasmus+ Koordinatörü ’ne aittir. Ancak söz konusu bölüm koordinatörünün onay vermeden önce, ilgili diğer bölümün Erasmus+ Koordinatörü ile de fikir birliğine varılması tavsiye edilir.

! Hareketlilik öncesindeki tüm işlemlerin zamanında tamamlanması, öğrencilerin ülkemize gelmek üzere yürütecekleri vize süreçlerini ve üniversitelerinden alacakları hibe ödemelerini doğrudan etkilemekte olup, öğrencilerin herhangi bir mağduriyet yaşanmaması adına büyük önem taşımaktadır.

B. HAREKETLİLİK SÜRESİNCE:
İTÜ Akademik Takvimi’nde açıklanan dönem başlangıç (güz/bahar) tarihinin ilk haftasıErasmus+ kapsamında gelen öğrencilerin İTÜ’deki ders kayıtları, ikinci hafta ise ders ekleme-çıkarma işlemleriyapılmaktadır. 
İTÜ’deki tam zamanlı öğrencilerden farklı bir şekilde ilerleyen süreçte, Erasmus+ ile gelen öğrencilerimizin hareketliliklerinin resmiyet kazanması ve öğrenim süreçlerinin başlaması ancak ders kayıtlarının Bölüm Koordinatörlerimizin aşağıda detayları paylaşılan işlemleri eksiksiz yerine getirmesi ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nın (ÖİDB) gerekli işlemleri tamamlaması ile mümkündür

“Ofisimiz ilgili süreçler başlamadan önce gelen öğrencilere gerekli bilgilendirmeleri hem yüz yüze yapılan oryantasyon programında hem de e-posta ile iletmekte, Bölüm/Program Koordinatörlerimize de bu tarihleri ve gerçekleştirilmesi gereken işlemleri e-posta ile ayrıca paylaşmaktadır.”

Ders kayıt haftası olarak belirlenen tarihler (dönem başlangıç tarihin ilk haftası) arasında,

1. Öğrenci; kişisel bilgilerini girdiği (ad-soyad, öğrenci numarası, bölüm adı vb.) ve OLA belgesi ile uyumlu olarak seçtiği derslerin İTÜ’deki ders kodları ile doldurduğu İTÜ Değişim Programı Ders Kayıt Formunu  imzalayarak Erasmus+ Bölüm Koordinatörüne e-posta aracılığıyla iletir.
2. Erasmus+ Bölüm Koordinatörü ders kayıt formunu inceler:
   • Koordinatör tarafından daha önce onaylanan OLA belgesi ile eşleşmesi ve/veya uygun görülmesi halinde Ders Kayıt Formu; Koordinatör tarafından imzalanarak, kayıt işlemi için ÖİDB ilgili personeli Samet Muratoğlu’na (sametmuratoglu@itu.edu.tr) e-posta yoluyla gönderilir.
   • Koordinatör tarafından daha önce onaylanan OLA belgesi ile eşleşmemesi ve/veya uygun görülmemesi halinde Ders Kayıt Formu; onaylamaya engel konuları ve düzeltme önerilerine ilişkin geri bildirimleri içeren bir e-posta ile öğrenciye geri gönderilerek düzeltmesi sağlanır. Düzeltilmiş Form imzalanarak ÖİDB personeli Samet Muratoğlu’na (sametmuratoglu@itu.edu.tr) e-posta yoluyla gönderilir.

Ders ekleme-çıkarma haftası olarak belirlenen tarihler (dönem başlangıç tarihin ikinci haftası) arasında,

1. Öğrenci daha önce kendisine Ofisimiz tarafından e-posta ile iletilen Ders Ekleme-Çıkarma Formunu kişisel bilgileri, eklemek ve çıkarmak istediği ders kodları ile doldurup e-posta ile Bölüm Koordinatörünün onaya sunar.
2. Bölüm Koordinatörü, ders ekleme-çıkarma formunu inceler:
   • İncelenen Ders Ekleme-Çıkarma Formunun uygun görülmesi halinde; koordinatör tarafından imzalanarak, kayıt işlemi için ÖİDB ilgili personeli Samet Muratoğlu’na (sametmuratoglu@itu.edu.tr) e-posta yoluyla gönderilir.
   • İncelenen Ders Ekleme-Çıkarma Formunun uygun görülmemesi halinde, onaylamaya engel konuları ve düzeltme önerilerine ilişkin geri bildirimleri içeren bir e-posta ile öğrenciye geri gönderilerek düzeltmesi sağlanır. Düzeltilmiş Form imzalanarak ilgili ÖİDB personeli Samet Muratoğlu’na (sametmuratoglu@itu.edu.tr) e-posta yoluyla gönderilir.

! Bazı öğrenciler, gönderen kurumdaki kurallar gereği ders-ekleme çıkarma işlemleri sonrasında OLA belgelerini bu değişikleri gösterecek şekilde tekrar düzenlemek zorunda kalabilmektedir. Bu durumda bu belgenin “A. Hareketlilik Öncesi” başlığı altında yer alan 1. Maddeden başlayarak aynı işlemler yürütülür. 

Dikkat Edilmesi Gerekilen Hususlar:

• Öğrenciler ders kayıt ve ders ekleme-çıkarma işlemlerini sadece belirtilen tarihler arasında yapabilmektedir. Ayrıca ders kayıt ve ekleme-çıkarma işlemlerinin ÖİDB tarafından işleme alınması, formun ilgili Bölüm Koordinatörü tarafından imzalanmış olması ve söz konusu imzacının veya ilgili bölümün/programın kurumsal e-posta adresi üzerinden ÖİDB’ye iletilmiş olması halinde mümkündür.  İmzalanmış olmasına rağmen ÖİDB’ye farklı bir e-posta üzerinden (örn: öğrenci tarafından) gönderilen formlar ÖİDB tarafından hiçbir şekilde işleme alınmamaktadır. 

! Zamanında tamamlanmayan süreçler, gelen öğrencilerin aldıkları derslerin transkriptlerine yansıtılamamasına yol açmaktadır. Bu durum, öğrencilerin kendi üniversitelerine döndüklerinde ders saydırma işlemlerini gerçekleştirememelerine, dönem kaybı yaşamalarına ve hibe ödemelerinden yararlanamamalarına neden olmaktadır. Öğrencilerimizin mağduriyet yaşamaması için işlemlerin belirtilen tarihlerde tamamlanması gerekmektedir.

C. HAREKETLİLİK SONRASI:
Belirtilen tüm süreçlerin başarıyla tamamlanması durumunda hareketlilik sonunda Erasmus+ Bölüm Koordinatörlerimizin imzalaması gereken herhangi bir belge, form veya takip etmesi gereken bir süreç bulunmamaktadır.

Bu durumun istisnası; hareketlilik başlangıcından itibaren ilgili Erasmus+ Bölüm Koordinatörü tarafından süreci takip edilen, tez çalışması veya proje çalışması gerçekleştiren ve Transkriptlerinde bu çalışmanın detaylı bir şekilde çıktısını göremeyecek öğrencilerdir. Söz konusu öğrenciler, yapılan tez veya proje çalışmasının içeriği, kredisi hakkında ilgili hocanın onayını gösteren bir yazı talep edebilmektedir. Bu durumlarda Bölüm Koordinatörlerinin öğrencilere, ilgili belgeyi temin etmesi gerekmektedir.

Soru ve önerileriniz için erasmus_incoming@itu.edu.tr üzerinden Ofisimizle iletişime geçebilirsiniz.

Anlaşmalı olduğumuz üniversitelerde Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği kapsamında öğrenim görmek üzere İTÜ’den seçilen öğrencilerin idari işlemlerinden (nominasyon, hibe sözleşmesi vb.) Ofisimiz (İTÜ Uluslararası Değişim Programı Ofisi), akademik çalışmalarını içeren belge ve sorulardan ise Erasmus+ Bölüm/Program Koordinatörlerimiz sorumludur.
! Öğrencilere akademik konularda gerekli bilgileri ve desteği mümkün olan en kısa sürede ve tatmin edici içerikte sağlamak koordinatörlerimizin sorumluluğunda olup üniversitemizin uluslararasılaşma stratejileri kapsamında önem arz etmektedir. 
Aşağıda Koordinatörlerimizin; giden öğrencilerin hareketlilik öncesi, sırası ve sonrasında yerine getirmesi gereken işlemler ve dikkat edilmesi gereken hususular paylaşılmıştır. 

A. HAREKETLİLİK ÖNCESİ:
Erasmus+ Öğrenim Hareketliliğine Katılmayı Planlayan öğrenciler, Bölüm/Program Koordinatörlerinin görüş ve desteğine “Başvuru Öncesinde” ve “Başvuru sürecinde ve/veya Asil Aday Olarak Seçildiklerinde” olmak üzere iki farklı dönemde ihtiyaç duyabilir.

A.1. Başvuru Öncesindeki Öğrenciler 
Hareketlilik gerçekleştirmeyi planlayan öğrenciler, Ofisimizin açmış olduğu Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği ilanına başvuru sürecinde; öğrenim görmeyi düşündükleri üniversiteleri web sitemizde yer alan “Kurumlararası Anlaşmalar ve Kontenjanlar” listesinden inceler ve ilgili üniversitelerin web sitelerinden ders planlarını ve içeriklerini araştırarak belirlerler. (Seçtikleri üniversitenin, aradığı başvuru şartlarını (dil belgesi, CV, niyet mektubu vb.) takip etmek ve yerine getirmek ise öğrencinin sorumluluğundadır.
Öğrenciler bu aşamada; karşı kurumda almayı planladıkların derslerin İTÜ’deki kredi ve içerik denkliklerine dair bilgi almak ve/veya ilave soruları olması halinde bilgi ve yönlendirme için ofisimiz web sitesinde yer alan listeden kendi Erasmus+ Bölüm/Program Koordinatörüne ulaşarak danışabilirler. 
Ofisimizin açmış olduğu Erasmus+ Öğrenim Hareketliliğine katılmak üzere başvuranlar arasından seçilen öğrencilerin nominasyon işlemleri Ofisimiz tarafından gerçekleştirilmektedir. Nominasyon işlemleri tamamlandıktan öğrenciler, karşı kurumla ve iletişime geçerek başvurularını tamamlar (Süreç detayı için web sayfamızı inceleyebilirsiniz).

A.2. Başvuru Sürecindeki ve Asil Aday Statüsündeki Öğrenciler 
Öğrenci nominasyon işlemleri sonrası karşı kurumdan “Kabul Mektubu” alması halinde artık “Asil Aday (Resmi Erasmus+ Öğrencisi) Statüsü” kazanır ve hareketliliği gerçekleştirebilmek için Program/Bölüm Koordinatörlerinin yönlendirmesine ve onayına ihtiyaç duyulan zorunlu “Çevrimiçi Öğrenim Sözleşmesi (Online Learning Agreement-OLA)” ve “Ders Eşdeğerlik Belgesi (Recognition Sheet-RS)” işlemleri başlar. (OLA ve RS; öğrencinin yerleştiği kurumun başvuru koşullarına göre başvuru aşamasında ve/veya başvuru sürecini tamamladıktan sonra istenebilmektedir. Dolayısıyla bu işlemler için “kabul mektubu” alınması şart değildir.)
!! Bu süreçte akademik yönlendirme ve onayın öğrencilere zamanında ve doğru şekilde sağlanmaması, öğrencinin hak kazandığı Erasmus+ Öğrenim Hareketliliğinden feragat etmek zorunda kalmasına neden olur. Dolayısıyla Erasmus+ Bölüm/Program Koordinatörlerinin yapmış olduğu tüm yönlendirme ve onaylar büyük önem arz etmektedir.
Ayrıca bazı öğrenciler, hak kazandıkları öğrenim hareketliliği sürecinden feragat edebilir, dönem değişikliği/kısaltması yapmak isteyebilirler. Bu durumdaki öğrencilerin de Koordinatör onayına ihtiyaçları vardır.

    1. Çevrimiçi Öğrenim Sözleşmesi (Online Learning Agreement-OLA), öğrencinin, İTÜ’de alacağı dersler yerine karşı kurumda alacağı dersleri kredi sayısı ve içerik bakımından eşleştirerek oluşturduğu belgedir. Süreç ve detaylar aşağıda paylaşılmıştır. (Online sisteme geçiş yapamayan az sayıda kurum için bu sözleşme PDF dokümanı olarak da hazırlanabilir.) Bölüm/Program Koordinatörlerinin yönlendirmesi ile oluşturulmalıdır. Koordinatör onayı/imzası ile resmiyet kazanır. Öğrenci, Resmiyet kazanmış bu belgeyi, Ofisimiz tarafından kullanılan Turna Portal’a yüklemelidir.
    2. Ders Eşdeğerlik Belgesi (Recognition Sheet-RS) ise, karşı kurumda alınacak ve İTÜ’de saydırılacak derslerin tam tanınırlığının sağlanabilmesi ve hareketlilik sonrası ders saydırma işlemlerinde için gerekli olan belgedir (Bkz: Lisans RS_2026 / Lisansüstü RS_2026). Öğrenci tarafından, Koordinatör yönlendirmesi ile doldurulur. RS’in, OLA ile uyumlu şekilde hazırlanması zorunludur ve süreçten Bölüm/Program Koordinatörleri sorumludur. Koordinatör tarafından uygun görülerek imzalanan RS, Öğrenci tarafından Fakülte/Enstitü Komisyon Üyelerinin imzasına sunulmalıdır (Fakülte/Enstitü Komisyon Üyelerinin imzasına ilişkin sürecin takibi ve kontrolü öğrencinin sorumluluğundadır) Belge, Koordinatör ve Fakülte/Enstitü Komisyon Üyeleri tarafından imzalanması halinde resmiyet kazanır. Öğrenci, Resmiyet kazanmış bu belgeyi, Ofisimiz tarafından kullanılan Turna Portal’a yüklemelidir.
    3. Feragat, Dönem Değişikliği/Kısaltması İşlemleri sadece talep eden öğrenciler için yürütülür. 
        a. Feragat: Erasmus+ öğrenci öğrenim hareketliliği kapsamında yerleşmiş öğrencilerin bu hakkından feragat etmesi mümkündür. Bunun için öğrencinin öncelikle karşı kurum ile iletişime geçerek onay alması gerekir. Alınan onayı açıkça gösterir e-posta çıktısı ve buradan ulaşılacak dilekçenin doldurulmuş halini koordinatörünün onayına sunar.  Koordinatör, uygun görmesi halinde, imzalayarak öğrenciye teslim eder. Ardından imzalı evrak öğrenci tarafından bağlı olduğu Dekanlığa/Enstitü’ye teslim edilir. Fakülte/Enstitü izninin takibi ve kontrolü öğrenci sorumluluğundadır, alınan fakülte/enstitü izni evrağı öğrenci tarafından Ofisimizce kullanılan Turna Portal’a yüklemelidir. Fakülte/Enstitü izninin takibi ve kontrolü öğrenci sorumluluğundadır. Feragat dilekçesini yüklemeyen öğrenciler, dönem ders seçim engeli ile karşılaşır.
        b. Dönem Kısaltması/Değişikliği: Erasmus+ öğrenci öğrenim hareketliliği kapsamında tek dönem yerleşmiş öğrencilerin, aynı akademik yıl içerisinde, yerleştikleri dönemlerini değiştirmesi ve/veya iki dönem yerleşen öğrencilerin bunu tek döneme düşürmesi mümkündür. Bunun için öğrencinin öncelikle karşı kurum ile iletişime geçerek onay alması gerekir. Alınan onayı açıkça gösterir e-posta çıktısı ve buradan ulaşılacak dilekçenin doldurulmuş halini koordinatörünün onayına sunar. Koordinatör, uygun görmesi halinde, imzalayarak öğrenciye teslim eder. Ardından imzalı evrak öğrenci tarafından bağlı olduğu Dekanlığa/Enstitü’ye teslim edilir. Fakülte/Enstitü izninin takibi ve kontrolü öğrenci sorumluluğundadır, alınan fakülte/enstitü izni evrağı öğrenci tarafından Ofisimizce kullanılan Turna Portal’a yüklemelidir.

Aşağıda, EWP Dashboard sistemi üzerinden gerçekleştirilecek “OLA İşlemleri” açıklanmıştır. (EWP sistemi üzerinde yapılan tüm işlemler ve girilen açıklamalar bölüm koordinatörleri, öğrenci ve gönderen kurum tarafından görüntülenebilmektedir.)
    1. EWP Dashboard (https://ewp-dashboard.eu/login) sistemine giriş yaptıktan sonra sol menüde yer alan OLA bölümünden “Outgoing Students” sekmesini tıklayınız. Açılan sayfada hak kazanmış ve belgesini hazırlamış tüm öğrencilerin isimleri listelenir. İlgili öğrenciyi seçerek OLA belgesine ulaşabilirsiniz.
    2. Ulaşılan OLA’nın aşağıdaki “asgari koşulları” (içerik/kredi/bölüm/seviye) sağladığından emin olunuz. 
     Asgari Koşullar
        a. Öğrencinin karşı kurumda alacağı dersin karşılığı olarak gösterdiği İTÜ dersinin, kendi bölümünün ders planında yer alması gerekmektedir. 
        b. Tüm dersler için AKTS bilgileri, belgelerde doğru şekilde belirtilmiş olmalıdır. 
        c. Belgelerde ön şartı olan bir ders eşleştirildi ise; bu derse ait ön şartın sağlanmış olduğundan emin olunmalıdır. (Dersin, kendi ön şartı ile aynı dönemde alınamayacağına dikkat ediniz),
        d. Karşı kurumlardaki derslerle eşleştirilmiş İTÜ derslerinin toplam kredi miktarı tek dönem için minimum 30 AKTS, iki dönem için ise minimum 60 AKTS olmalıdır. 
        e. Karşı kurumdaki seçilen derslerin toplam AKTS miktarı ile eşleştirilen İTÜ derslerinin toplam AKTS miktarı arasındaki fark; tek dönem için +5/-5 AKTS, iki dönem için +10/-10 AKTS arasında olmalıdır.
        f. Karşı kurumda seçilen derslerinin içeriklerinin, eşleştirilen İTÜ derslerinin içekleri ile uyumlu olduğundan emin olunmalıdır. (Öğrenci karşı kurumda alacağı dersi, hareketlilik sonrasında İTÜ’ye döndüğünde eşleştirdiği İTÜ dersi yerine saydırabilir mi?) 
        g. Çift Anadal Programına (ÇAP) kayıtlı öğrenciler seçtikleri bir ana dal programı üzerinden hareketliliğe hak kazanır. Bu nedenle, karşı kurumda alınacak derslerin ilgili lisans programının ders planındaki derslerle eşleştirilmesi gerekmektedir. Belgelere ilişkin süreçleri hak kazandıkları bölümün koordinatörü tarafından yürütülür.
    3. OLA; aşağıda “Dikkat Edilmesi Gerekilen Hususlar” başlığı altında paylaşılan durumlar bakımından da incelenmelidir. Bu koşulları ve “asgari koşulları” sağlayan OLA belgeleri; uygun görülmesi halinde, “Sign OLA” butonu aracılığıyla onaylanabilir. Uygun görülmemesi halinde ise; “Decline” butonu aracılığıyla reddedilebilir. 
OLA’nın reddedilmesi halinde nedeni; öğrenciye yapması gereken değişiklikler için gerekli geri bildirimi sağlayacak şekilde aynı sayfada yer alan “Açıklama” bölümüne yazılmalıdır. İhtiyaç duymanız veya öğrenciden talep gelmesi halinde öğrenciyle e-posta üzerinden iletişim sürdürülmelidir. Öğrenci OLA üzerinde değişiklik gerçekleştirdiğinde, bölüm koordinatörüne EWP sistemi üzerinden e-posta ile bildirim gelmektedir. Bu bildirimi takiben yeni OLA belgesinin incelenmesi için “EWP Dashboard sistemi üzerinden gerçekleştirilecek OLA İşlemleri”” başlığı altında yer alan süreç tekrar yürütülür.  

Dikkat Edilmesi Gerekilen Hususlar:
OLA belgesini imzalama ve öğrenciyi farklı derslere yönlendirme yetkisi öğrencinin kayıtlı olduğu bölümün Erasmus+ Bölüm Koordinatörü ’ne aittir. 
    • Ders seçimleri ve karşılıkları ile ilgili olarak İTÜ Senato Kararları esas alınmalıdır. Kararlara, bu bağlantı üzerinden erişilebilir.
    • Öğrencinin karşı kurumda alacağı dersler, İTÜ’de kayıtlı olduğu programın ders planında yer alan zorunlu dersler yerine sayılacaksa, karşı kurumdaki dersler içerik olarak uyumlu olmalı ve karşılık gösterilmelidir.
    • Öğrencinin karşı kurumda alacağı dersler, programın ders planındaki seçmeli dersler yerine sayılacaksa, seçmeli ders gruplarına genel denklik yapılmamalıdır. Öncelikle öğrencinin ders planındaki seçmeli derslerden içerik olarak uyumlu olan ders seçilmeli; uyumlu ders bulunmadığı durumlarda birebir içerik denkliği aranmayarak yakın bir seçmeli ders seçilmeli ve karşılık gösterilmelidir.
    • Karşı kurum ile İTÜ’nün kredi miktarları arasında belirgin farklılık bulunması durumunda (birinde kredi miktarının düşük, diğerinde yüksek olması gibi), istisnai olarak bir dönem için en az 21 AKTS, iki dönem için ise en az 42 AKTS onaylanabilir.
    • Bir yıl hareketlilik gerçekleştirecek olan öğrenciler dersin ön şartını birinci dönem, dersi ise ikinci dönem alabilirler. Ancak, birinci dönem dersin ön şartından başarısız oldularsa, ikinci dönem OLA belgesinden ön şartı sağlayamadıkları ders düşürülmelidir.
    • Öğrencinin Bölümünün onay vermesi halinde; İTÜ’deki bir derse karşılık, karşı kurumdan birden fazla ders seçilebilir ve bu eşleşme RS belgesinde doğru bir biçimde gösterilmelidir. Benzer şekilde; İTÜ’deki birden fazla derse karşılık, karşı kurumdan bir ders seçilebilir ve bu eşleşme RS belgesinde doğru bir biçimde gösterilmelidir.
    • İTÜ'de daha önce alınan bir ders, Erasmus+ Hareketliliği sırasında alınabilir ancak öğrencinin bu dersi AA ile geçmemiş olması gerekir.
    • OLA belgesinde toplam dil dersi miktarı alınan toplam kredinin %30'unu geçmemelidir.
    • ÇAP öğrencileri, hareketliliğe gitmeye hak kazandıkları anadal programının dersleri dışında ikinci anadal programlarına ilişkin dersler alıyorsa, bu dersler için ilgili ikinci anadalının Koordinatöründen de onay alınmalıdır.  Bu onay RS Belgesinde söz konusu dersin yanında Koordinat ismi ve imzalı ile gösterilmelidir. 
! Hareketlilik öncesindeki tüm işlemlerin zamanında tamamlanması, öğrencilerin yürütecekleri vize süreçlerini ve alacakları hibe ödemelerini doğrudan etkilemekte olup, öğrencilerin herhangi bir mağduriyet yaşanmaması adına büyük önem taşımaktadır.

B. HAREKETLİLİK SÜRESİNCE:
Erasmus+ Bölüm Koordinatörü, öğrencinin akademik süreçlerini takip etmek ve gerektiğinde akademik yönlendirme sağlamak amacıyla, hareketlilik süresince öğrenci ile sürekli iletişim halinde olmalıdır.
Hareketlilik süresince bazı öğrenciler; dersler ekleme/çıkarma yapabilmektedir. Bu işlemlere ilişkin prosedürün ise karşı kurumdaki derslerin başlangıç tarihinden itibaren ilk 5 hafta içinde gerçekleştirilmesi gerekir.  İlk 5 hafta içinde gerçekleştirilmeyen ders değişiklik belgeleri (Lisans RS Change / Lisansüstü RS Change ve OLA Change) geçersiz sayılacaktır. Öğrenciye zamanında dönüş sağlanması, derslerin incelenerek gerekli kontrollerin yapılması ve imzaların tamamlanması Koordinatörlerin sorumluluğundadır. 
Bu süreçte öğrenci; 
    a. OLA için ise önceden hazırladığı belge üzerinde gerekli değişiklikleri yaparak imza süreçlerini tamamlamalıdır. OLA belgesinde yapılan değişiklikler, EWP Dashboard sisteminden ulaşabileceğiniz “Table A2 (karşı kurumdaki alınan derslerde yapılan değişiklikler)” ve “Table B2 (İTÜ ders planındaki derslerin eşleştirmelerinde yapılan değişiklikler)” olarak yer almakta olup, “1.Çevrimiçi Öğrenim Sözleşmesi (Online Learning Agreement-OLA)” bölümünde yer alan koşullara göre Koordinatör tarafından incelenmeli ve bahsi geçen prosedür aynı şekilde yerine getirilir. 
    b. Ardından yeni düzenlenen OLA ile uyumlu yeni bir “RS Change” belgesi oluşturmalıdır. RS Change Belgesi de Koordinatör tarafından yukarıda “2.Ders Eşdeğerlik Belgesi (Recognition Sheet-RS)” başlığı altında paylaşılan şekilde kontrol edilip onaylanmalı ve aynı işlemler yürütülmelidir. 

! Zamanında tamamlanmayan süreçler, öğrencilerin intibak işlemlerinin gerçekleştirilememesine, dönem kaybı yaşamalarına ve hibe ödemelerinden yararlanamamalarına neden olabilmektedir. Öğrencilerimizin herhangi bir mağduriyet yaşamaması adına tüm işlemlerin belirtilen süreler içerisinde eksiksiz olarak tamamlanması gerekmektedir. 

C. HAREKETLİLİK SONRASI:
Öğrencinin dönüş işlemleriyle ofisimiz, ders saydırma işlemleriyle ÖİDB ve Koordinatörler ilgilenmektedir. 
Bunlar dışında Ofisimiz açısından, belirtilen tüm süreçleri başarıyla tamamlayan öğrencilere ilişkin hareketlilik sonunda Koordinatörlerimizin imzalaması gereken herhangi bir belge, form veya takip etmesi gereken bir süreç bulunmamaktadır. 
Bu durumun istisnası ise; OLA, RS veya RS Change belgelerindeki İTÜ’deki ders kodu, ders adı gibi uyumsuzluk veya hata olması durumudur. Bu durumda öğrencinin düzeltme yapması gerekebilir. Düzeltme için, Fakülte Yönetim Kurulu kararı gerektiğinden, öğrenci Erasmus+ Bölüm Koordinatörüne ulaşacaktır. Bu sürecin takibi ve gerekli imzaların tamamlanması büyük önem arz etmektedir.
Soru ve önerileriniz için erasmus_outgoing@itu.edu.tr üzerinden Ofisimizle iletişime geçebilirsiniz.