Bir akademik yıl içerisinde İTÜ Uluslararası Değişim Programları Ofisi, Türkiye Ulusal Ajansı tarafından tahsis edilen bütçe ve BIP sayısı kapsamında 1 temel başvuru çağrısı yayınlar. Bu çağrıda kaç BIP başvurusunun kabul edileceği paylaşılır. İTÜ Uluslararası Değişim Programları Ofisi; temel ilan kapsamında kabul edilen projelerin başarıyla tamamlanması ya da Türkiye Ulusal Ajansı tarafından ek BIP bütçesi tahsis edilmesi gibi sıra dışı durumlar oluşması halinde sene içinde ek bir ilan çıkma hakkını saklı tutar.

Koordinatör yükseköğretim kurumu (ve ilgili durumda ev sahibi kurum) olarak yer alacağı bir Karma Yoğun Program (BIP) önerisi için destek talep eden akademik personelin, aşağıdaki koşulları sağlaması ve başvuru öncesinde belirtilen unsurları hazır etmesi beklenir.

Uygunluk ve Asgari Koşullar

Ortaklık yapısı

• Ortaklık yapısında, en az 3 farklı program ülkesinden ECHE sahibi en az 3 yükseköğretim kurumu yer almalıdır.

• Ortak kurumların rolleri net olmalıdır: koordinatör, ev sahibi, gönderen (varsa ortak ev sahibi/destekleyici kuruluş).

Program yapısı

• BIP, kısa süreli fiziksel hareketlilik ile zorunlu sanal bileşeni birlikte içermelidir.

• Sanal bileşen yalnızca çevrim içi toplantı değil; öğrenme çıktısına katkı veren, katılımcıları ortak görev/ödev/grup çalışması etrafında bir araya getiren entegre bir yapı olmalıdır.

Süre

• Öğreniciler için fiziksel hareketlilik bölümü 5–30 gün aralığında planlanmalıdır.

Akademik tanınma ve AKTS

• Program, en az 3 AKTS ile ilişkilendirilmeli ve bu kapsamda en az 75 saatlik iş yükü planlaması yapılmalıdır.

Asgari katılımcı koşulu

Programın yürütülmesinde görev alan öğretim/eğitim personeli hariç olmak üzere, asgari 15 uygun katılımcı ile program kurgulanmalıdır. Asgari katılımcı koşulu sağlanamaması halinde bütçe kesintisi yapılır. Katılımcılar arasında yer alacak;

• Ev sahibi kurumun yerel öğrenci ve personeli,

• Programla ilişkili olmayan üçüncü ülkelerden gelen katılımcılar,

• BIP’e ev sahipliği yapan üniversitede halihazırda Erasmus+ öğrenim, staj veya ders verme hareketliliği gerçekleştiren katılımcılar

asgari 15 sayısına dahil edilemez.

Ayrıca, İTÜ ile gönderen kurum olarak projede yer alacak yükseköğretim kurumları arasında Erasmus+ Kurumlararası Anlaşma (Inter-Institutional Agreement - IIA) bulunması gerekir. Bu anlaşmalar, öğrenci ve/veya personel hareketliliğinin yasal zeminde gerçekleştirilmesini sağlar. Anlaşmaların, fiziksel hareketlilik başlamadan önce tamamlanmış olması zorunludur. (İlgili kurumla BIP anlaşmamız olup olmadığını erasmus_agreements@itu.edu.tr adresinden teyit edebilirsiniz. Lütfen gönderdiğiniz e-posta içeriğinde BIP anlaşması olduğunu açıkça belirtiniz.)

Bu koşulları sağlayarak başvuruda bulunan öğretim üyeleri “Seçim Kriterleri” sayfasının ilgili bölümünde detayları paylaşılan koşulara uygun olarak puanlandırılır ve desteklenecek proje sayısına göre, en yüksek puanı alan başvuru sahibi öğretim üyesine/üyelerine kurumsal destek bütçesi tahsisi gerçekleştirilir.

Başvuru öncesi, süreci ve sonrasında yerine getirilmesi gereken hususlar için lütfen “Belgeler ve Prosedürler” menüsündeki ilgili bölümü, Hibe/destekler ile ilgili detaylı bilgi için “Hibeler” menüsünü inceleyiniz.

Gönderen Kurum kapsamındaki hareketlilikler için, “BIP Koordinatörlüğü” türünde olduğu gibi Türkiye Ulusal Ajans tarafından ayrı bir “BIP bütçesi” tahsis edilmemektedir. Bu nedenle, gönderilecek öğrenci ve/veya personelin hareketlilik hibeleri, Türkiye Ulusal Ajans tarafından İTÜ’ye tahsis edilen “öğrenci öğrenim hareketliliği” ve “personel hareketliliği (ders verme ve eğitim alma)” bütçeleri kapsamında karşılanır.

Bu çerçevede İTÜ Uluslararası İlişkiler Ofisi, söz konusu bütçelerin (“öğrenci öğrenim hareketliliği” ve “personel hareketliliği”) kendi hareketlilik türü için kullanımından sonra ayırabileceği bütçeyi göz önünde bulundurarak, BIP kapsamında kaç adet personel/öğrenci hareketliliği içeren “Gönderen Kurum” talebinin karşılanabileceğini tespit eder.

İTÜ’nün, “bir BIP’e gönderen kurum olarak dahil olması ve bu kapsamda İTÜ’den gerçekleşecek hareketlilikler için hibe desteği sağlanması isteniyorsa”; bu talebin, söz konusu BIP’in Koordinatörü olan Yükseköğretim Kurum’u tarafından İTÜ Uluslararası Değişim Programları Ofisi’ne erasmus@itu.edu.tr e-posta adresi üzerinden iletilmesi gerekir.

Gelen talepler İTÜ Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından, bütçe durumu ve proje içeriği bakımından değerlendirilir ve uygun görülmesi halinde “talebin kabul edildiğine” dair bilgilendirme ilgili BIP Koordinatörü Yükseköğretim Kurumu’na yine aynı e-posta üzerinden bildirilir.

Akabinde:

• İTÜ Uluslararası İlişkiler Ofisi, gönderilecek öğrenci ve personelin seçimini yapabilmek üzere Turna Portal’da ilan açar ve ilan kapsamına girebilecek öğrenci ve personeli bilgilendirir.

• Turna Portal üzerinden paylaşılan ilanda; ilgili BIP bilgileri, başvuru koşulları, istenen belgeler ve seçim kriterleri vb., talebi kabul edilen BIP için istenen tüm bilgiler paylaşılır.

• Turna Portal üzerinden yapılan personel ve öğrenci başvuruları “Seçim Kriterleri” sayfasının ilgili bölümünde detayları paylaşılan koşulara uygun olarak puanlandırılır ve hibelendirilecek personel sayısına göre, en yüksek puanı alan başvuru sahiplerine hibe tahsisi gerçekleştirilir.

Başvuru öncesi, süreci ve sonrasında yerine getirilmesi gereken hususlar için lütfen “Belgeler ve Prosedürler” menüsündeki ilgili bölümü, Hibe/destekler ile ilgili detaylı bilgi için “Hibeler” menüsünü inceleyiniz.

!!! Başvuru İçin Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Hususlar

• BIP uygunluğu: Gönderen Kurum hibesinin tahsis edilebilmesi için, katılım sağlanacak programın Erasmus+ kapsamında BIP niteliklerini taşıması gerekir. (Detaylar için: “BIP Koordinatörü Olarak Kurumsal Destek Talebi” menüsündeki “Uygunluk ve Asgari Koşullar” bölümünü inceleyiniz.)

• Kabul mektubu: Başvuru yapılabilmesi için, ilgili BIP Koordinatörü kurumdan kabul mektubu alınmış olmalıdır. Kabul mektubu süreci için gerekli iletişim bilgileri, ilan metninde paylaşılır.

• Kurumlararası Anlaşma (IIA): İTÜ ile BIP’i koordine eden/ev sahipliği yapan yükseköğretim kurumu arasında Erasmus+ Kurumlararası Anlaşma (Inter-Institutional Agreement – IIA) bulunmalıdır. Bu anlaşma, öğrenci ve/veya personel hareketliliğinin kurumsal ve idari çerçevede yürütülmesini sağlar ve fiziksel hareketlilik başlamadan önce tamamlanmış olmalıdır. (İlgili kurumla BIP kapsamında anlaşma olup olmadığını erasmus_agreements@itu.edu.tr adresinden teyit edebilirsiniz. E-posta içeriğinde talebinizin BIP anlaşması teyidi olduğunu açıkça belirtiniz.)

• Koordinatör kurumun kabul/red yetkisi: BIP koordinatörü yükseköğretim kurumu, seçilen öğrenciyi/personeli süreç içinde herhangi bir aşamada kabul etmeyebilir veya aday gösterme işlemini reddedebilir. Bu durumda aday, ilgili kurumun kararına ilişkin olarak hak iddia edemez; İTÜ Uluslararası Değişim Programları Ofisi bu karardan sorumlu tutulamaz. Ancak reddedilme nedeninin öğrenci/personelden kaynaklanmadığı, ilgili komisyon ve kurullar tarafından tespit edilirse, bir sonraki başvuruda puan azaltma uygulanmaz. (Detaylar için: “Seçim Kriterleri” sayfasındaki “Gönderen Kurum Seçim Kriterleri” bölümünü inceleyiniz.)