Erasmus kapsamında hibeli ya da hibesiz hareketlilik gerçekleştirmek isteyen tüm öğrenciler öğrenim sözleşmesi hazırlayıp tüm taraflarca imzalanmasını tamamlamak zorundadır. Bu belgenin iletişim bilgilerini içeren ilk kısmı ve hareketlilik öncesi (before the mobility) kısmı doldurulacaktır. Tüm taraflarca imzalanmış halinin başvuruda ilan edilen son tarihe kadar ofisimize teslim edilmesi ya da karşı kurum tarafından e-maille erasmus@itu.edu.tr'ye gönderilmesi gerekmektedir (to the attention of Emel Kanbur). Böylece ıslak imzalı posta istemenize gerek kalmayacaktır.

Öğrenim sözleşmesi karşı kurum, İTÜ ve sizin aranızda imzalanır. Lisans öğrencileri hem Bölüm Staj Komisyonu hem Erasmus+ Bölüm Koordinatörü' nden, lisansüstü öğrenciler yalnız Erasmus+ Program Koordinatörü'nden imza almalıdır. Lisansüstü öğrenciler bölüm staj komisyonuna ayrılmış imza satırını silebilirler.

Bu belgenin doldurulması esnasında dikkat etmeniz gereken detaylarla ilgili aşağıda bilgi paylaşılmaktadır. Daha fazla bilgi için tıklayınız.

Sending Institution kısmını şu şekilde doldurunuz:

Name	Istanbul Technical University	Faculty	bilgileriniz
Erasmus code (if applicable)	TR ISTANBU04	Department	bilgileriniz
Address	İTÜ Avrupa Birliği Merkezi, Erasmus Ofisi, Ayazağa Kampüsü, Öğrenci İşleri Merkezi Binası, Maslak/İstanbul, 34469	Country, Country code[i]	TURKEY, TR
Contact person name	Emel Kanbur	Contact person E-mail / phone	erasmus@itu.edu.tr +902122857183

- ‘Before the mobility’ kısmındaki bilgiler karşı kurumda mesleki tecrübe kazanma sürecinin planlanması ve staj sürecinizin değerlendirilmesi hakkındadır. Lütfen titizlikle doldurulmasını ve açıklayıcı olmasını sağlayınız.

- Tablo A’da haftalık çalışma saatinin sorulduğu bölüme haftanın hangi günleri staj yapacağınızı da yazınız.
- Yalnızca tam zamanlı staj aktiviteleri hibe ile desteklenir. Tam zamanlı aktivitenizin haftada en az 30 saat olması gerekmektedir.

- Tablo B’yi doldururken:

• 1-Tüm lisans öğrencileri Embedded in the curriculum seçeneğini
• 2-Tüm lisansüstü öğrenciler volunteer seçeneğini
• 3-Tüm mezuniyet ertesi giden öğrenciler recent graduate seçeneğini seçmelidir.

Tüm öğrenciler, toplam hareketlilik periyodu içindeki çalışma günlerini sayıp, 20 ye bölüp, 6’yla çarparak (20 iş günü= 6 AKTS (ECTS)) buldukları AKTS (ECTS) değerini ilgili bölüme yazmalıdır.

Tanınma (Recognition): Mezun öğrenciler dışındaki tüm öğrencilerin hareketlilikleri dönüşte öğrenim sözleşmelerinin before mobility-during mobility (varsa) –after mobility kısımları göz önünde bulundurularak transkriptlerine işlenmek kaydıyla tanınacaktır. Mezuniyet aşamasındaki öğrencilerin tanınma işlemi için Europass Hareketlilik Sertifikası üretilecektir. Bu belge öğrenim sözleşmesinde talep ettiğini işaretleyen tüm öğrenciler için üretilir. Örnek belge için tıklayınız.

Europass Hareketlilik Sertifikası talep eden öğrenciler hareketlilikten dönmeden en az bir hafta önce formu doldurmalı ve Erasmus Ofisi’ne iletmelidir. Ofisimiz yanıtlarınızı Europass sistemine yükleyip sertifikayı PDF olarak size iletecektir. Sertifikanın staj yaptığınız kurumda mentorunuz tarafından imzalanmasını sağlamalısınız. Sertifikanız, İTÜ’ye döndüğünüzde rektörümüz adına kurumsal koordinatörümüz Prof. Feridun Boylu tarafından da imzalanacak ve size teslim edilecektir.

Yine Tablo B’de:

İTÜ tarafından kaza sigortası (accident insurance) ve sorumluluk sigortası (liability insurance) sağlanmadığı için hayır olarak işaretlenecektir. Yalnızca lisans düzeyindeki öğrenciler  zorunlu ve gönüllü stajları için, merkezi staj ofisi ve fakülte yönetim kurulunun yönlendirmesi doğrultusunda ITU portal üzerinden sigorta kayıtlarını gerçekleştirebileceklerdir.

Staj hareketliliğine giden tüm öğrenciler 3 sigorta türünde gerekli hazırlıklarını tamamlamakla yükümlüdür.

• 1-Sorumluluk sigortası (iş yerine verebileceğiniz zararlarla ilgili). İTÜ Sorumluluk sigortası sağlamamaktadır. Karşı kurum da sağlamıyorsa sorumluluk sigortası yaptırmanız gerekir. Sorumluluk sigortası (liability insurance) için Ulusal Ajans tarafından ofisimize iletilen bir örneği linkte sunuyoruz: AON Student Insurance
• 2-Kaza sigortası (iş yerinde başınıza gelebilecek kazalar için): Lisans düzeyindeki öğrenciler İTÜ Portal kaydını takiben İTÜ tarafından sigortalanır. Lisansüstü öğrenciler karşı kurum tarafından kaza sigortası ile sigortalanmıyorlarsa bu sigortayı da endileri yaptırmalıdır.
• 3-Seyahat sağlık sigortası (yurt dışında yaşanması muhtemel sağlık problemleri için). Tüm öğrenciler tarafından ibraz edilmelidir.

Erasmus+ kapsamında hareketliliğe giden tüm öğrenciler için Avrupa Komisyonu tarafından kurumumuza Online Dil Desteği sınav ve kurs lisansları atanmaktadır. Online dil desteğinin sağladığı fırsatların tanıtım videosu için tıklayınız. Stajınız esnasında kullanacağınız ya da gittiğiniz yerellikte kullanılan dilden herhangi birini seçme hakkında sahipsiniz.

Kabul/davet mektubu ve LA’sını Erasmus Ofisi’ne ulaştıran öğrencilerin @itu uzantılı mail adresleri OLS sistemine kayıt edilecektir. OLS sistemi size seçtiğiniz dilde bir deneme sınavı yönlendirecektir. Online dil desteği alabileceğiniz diller ve deneme sınavınızın sonucuna göre otomatik olarak size sağlanabilecek dil desteği kurları aşağıdaki tabloda verilmiştir.

Automatic Language Course Allocation & Local Language

Mobility Language	First Language Assessment Result
German, English, Spanish, French, Italian, Dutch or Portuguese	A1 – B1
Bulgarian, Danish, Estonian, Greek, Croatian, Latvian, Lithuanian, Hungarian, Polish, Romanian, Slovak, Slovenian, Finnish and Swedish	A1
Czech	A1 – A2

Gitmeden önce ve döndükten sonra OLS sınavını tamamlamak zorunludur. Yalnızca ilk sınavda sınav sonucu C2 olan öğrencilere ikinci sınav iletilmeyeceği için dönüşte OLS sınav sonucu teslim etmeleri gerekli değildir.

ÖNEMLİ: Hareketliliğinin tamamı ya da bir kısmı akademik takvimle kesişen öğrencilerin Fakülte/ Enstitü sekreterliklerine başvurarak, çakışan bu zaman zarfı için dersten izinli sayıldıklarına dair Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı ile süreden sayılan izin için başvuru yapmaları gerekmektedir.

Hareketlilik öncesi tüm öğrenciler aşağıdaki belgeleri Erasmus Ofisine teslim etmekle yükümlüdür:

1) Kabul belgesinin kopyası
2) Learning Agreement for Traineeship (staj için öğrenim sözleşmesi)
3) OLS (Online Language Support) Deneme Sınavı Sonucu Çıktısı
4) Sorumluluk Sigortası, seyahat sağlık sigortası ve kaza sigortası
5) Vakıflar Bankası Maslak Şubesi’nde açılmış EURO hesap numarasını belirten hesap cüzdanı fotokopisi. Başvuru yaptığınızda size hem TL hem Euro hesabı açılır. Lütfen Euro olanı bizimle paylaşın.
Bu fotokopinin üstüne Erasmus+ staj hareketliliği kapsamında alacağım hibenin bu hesaba yatırılmasını arz ediyorum yazarak, isim ve tarihle imzalayınız.
Başka bir bankada hesap açmanız durumunda kesintiler uygulanabilmektedir.
6) İş güvenliği eğitiminizi tamamladığınıza dair belge. Bu bilgiye İTÜ hesabınızdan erişebiliyorsanız çıktısını alınız. Değilse iş güvenliği eğitimi aldığınız ofisten temin ediniz.
7) Hibe Sözleşmesi. Belgelerinizi tesliminiz sırasında ofisimizde düzenlenecektir.
8) Fakülte / Enstitü izni (varsa)

1) Confirmation of arrival-departure belgesini karşı kuruma gider girmez kabul mektubunuzdaki staj tarihleriyle tutarlı olacak şekilde doldurup imzalatınız (arrival kısmını) ve scan ederek erasmus@itu.edu.tr adresine ‘Emel Hanım’ın dikkatine-ULAŞTIM’ konulu bir maille gönderiniz (dönerken de departure’ı imzalatacaksınız). Bu belge elimize ulaştığında hibe işlemleriniz başlayacak ve hibe yaklaşık bir ay içinde Euro hesabınızda olacaktır.

Lütfen dikkate alınız ki döndüğünüzde ödeme, belgedeki kutucukların içindeki tarihlere bakılarak yapılacaktır. Bu aralıktaki gün sayısı, yerleştirme listesinde hibelendirilen gün sayısından fazla ise, yerleştirme listesindeki gün sayısı ödemede baz alınacaktır.

!!! OLDUKÇA ÖNEMLİ: Arival-Departure belgesi, ıslak imzalı ve mühürlü olarak (orijinal belge) dönüşte ofisimize teslim edilecektir.

2) Staj için öğrenim anlaşması değerlendirme kısmı (during mobility ve after mobility kısımları): Herhangi bir değişiklik olursa acilen bizimle iletişime geçmek şartıyla değişiklik sayfasını(during mobility) doldurun. Değişiklik olmazsa bu kısım hiç kullanılmayacak. After mobility değerlendirme sayfasını herkes dönemeden önce doldurmalı ve gerekli imzaları almalıdır. Islak imzalı biçimde ofisimize teslim edeceksiniz.

3) Başarı durumu belgesi: Oradaki başarı durumunuzla ilgili stajda sizden sorumlu kişiden alınacak, başarı durumunuzu belirtir antetli kağıda imzalı belgedir. Belgeyi öğrenim anlaşmanızdaki sorumlu kişilerden birinden almalısınız.

4) OLS(Online Language Support) Sınav Çıktısı- Döndükten hemen sonra OLS hesabınıza yeniden girip dönüş sınavınızı uygulayıp sonucun çıktısını alınız.

5) Pasaport fotokopisi- Pasaportunuz ilk sayfası ile giriş ve çıkışları gösterir sayfaların fotokopileri çekilmelidir.

6) AB Anketi- Yukarda belirtilen belgelerin ofise iletilmesini takiben tarafınıza Mobility Tool online aracı üzerinden AB Anketi iletilecektir. Bu anketin doldurulması zorunludur. Anketiniz ulaşmazsa lütfen ofisimizle iletişime geçiniz. Anketi onaylamanızı takiben başta size %70’i ödenmiş hibenin kalanını da hesabınıza yatıracağız.

ÖNEMLİ NOT!!! Ulusal Ajans Kuralı: Kesin gerçekleşme süresi, katilim sertifikasında (confirmation) bulunan faaliyet başlangıç-bitiş tarihlerine göre hesaplanır. Öğrencinin gittiği kurumdaki resmi tatil günleri hariç, yani normal şartlarda öğrenim veya stajın devam etmesi gereken durumlarda, 1 haftadan (7 takvim günü, hafta sonu dahil) fazla süre ile misafir olduğu kurumdan (şehirden / ülkeden) ayrılması durumunda, ayrı kaldığı süreler için hibe ödemesi yapılmayacaktır.

7) Tanınma- Zorunlu stajlarınız için bölüm staj komisyonunuzun onayını takiben, gönüllü olarak yaptığınız stajlarınız için evraklarınızın teslim aşamasında hareketliliğinizin transkriptinize işlenmesini kontrol ediniz.

Başarılar dileriz.