1) Confirmation of arrival-departure belgesini karşı kuruma gider girmez kabul mektubunuzdaki staj tarihleriyle tutarlı olacak şekilde doldurup imzalatınız (arrival kısmını) ve scan ederek erasmus@itu.edu.tr adresine ‘Emel Hanım’ın dikkatine-ULAŞTIM’ konulu bir maille gönderiniz (dönerken de departure’ı imzalatacaksınız). Bu belge elimize ulaştığında hibe işlemleriniz başlayacak ve hibe yaklaşık bir ay içinde Euro hesabınızda olacaktır.
Lütfen dikkate alınız ki döndüğünüzde ödeme, belgedeki kutucukların içindeki tarihlere bakılarak yapılacaktır. Bu aralıktaki gün sayısı, yerleştirme listesinde hibelendirilen gün sayısından fazla ise, yerleştirme listesindeki gün sayısı ödemede baz alınacaktır.
!!! OLDUKÇA ÖNEMLİ: Arival-Departure belgesi, ıslak imzalı ve mühürlü olarak (orijinal belge) dönüşte ofisimize teslim edilecektir.
2) Staj için öğrenim anlaşması değerlendirme kısmı (during mobility ve after mobility kısımları): Herhangi bir değişiklik olursa acilen bizimle iletişime geçmek şartıyla değişiklik sayfasını(during mobility) doldurun. Değişiklik olmazsa bu kısım hiç kullanılmayacak. After mobility değerlendirme sayfasını herkes dönemeden önce doldurmalı ve gerekli imzaları almalıdır. Islak imzalı biçimde ofisimize teslim edeceksiniz.
3) Başarı durumu belgesi: Oradaki başarı durumunuzla ilgili stajda sizden sorumlu kişiden alınacak, başarı durumunuzu belirtir antetli kağıda imzalı belgedir. Belgeyi öğrenim anlaşmanızdaki sorumlu kişilerden birinden almalısınız. Bu belgenin scanini erasmusapp'a yükleyiniz.
4) OLS(Online Language Support) Sınav Çıktısı- Döndükten hemen sonra OLS hesabınıza yeniden girip dönüş sınavınızı uygulayıp sonucunu PDF olarak erasmusapp.itu.edu.tr'ye yükleyiniz.
5) Pasaport fotokopisi- Pasaportunuz ilk sayfası ile giriş ve çıkışları gösterir sayfalarını erasmusapp'a yükleyiniz.
6) AB Anketi- Yukarda belirtilen belgelerin ofise iletilmesini takiben tarafınıza Mobility Tool online aracı üzerinden AB Anketi iletilecektir. Bu anketin doldurulması zorunludur. Anketiniz ulaşmazsa lütfen ofisimizle iletişime geçiniz. Anketi onaylamanızı takiben başta size %70’i ödenmiş hibenin kalanını da hesabınıza transfer derceğiz.
ÖNEMLİ NOT!!! Ulusal Ajans Kuralı: Kesin gerçekleşme süresi, katilim sertifikasında (confirmation) bulunan faaliyet başlangıç-bitiş tarihlerine göre hesaplanır. Öğrencinin gittiği kurumdaki resmi tatil günleri hariç, yani normal şartlarda öğrenim veya stajın devam etmesi gereken durumlarda, 1 haftadan (7 takvim günü, hafta sonu dahil) fazla süre ile misafir olduğu kurumdan (şehirden / ülkeden) ayrılması durumunda, ayrı kaldığı süreler için hibe ödemesi yapılmayacaktır.
7) Tanınma- Zorunlu stajlarınız için bölüm staj komisyonunuzun onayını takiben, gönüllü olarak yaptığınız stajlarınız için evraklarınızın teslim aşamasında hareketliliğinizin transkriptinize işlenmesini kontrol ediniz.
Başarılar dileriz.