|
Zorunlu Belgeler: Aşağıda paylaşılan 7 belgenin tamamını, açıklama bölümünde belirtilen içerik ve şekilde, Turna Portal’a yüklediğinizden emin olunuz.
|
| 1. Kabul Mektubu |
Kabul mektubunu nasıl alacağınızı görmek için “Değerleme ve Aday Gösterme Süreci” sayfasındaki “Nominasyon İşlemleri” ve “Asil Adayların Belirlenmesi” bölümünü inceleyiniz. Alınan Kabul Belgesi, Turna Portal’daki ilgili alana yüklenmelidir.
! Asil Aday olarak seçilmesine rağmen Kabul Mektubu almayan/başvurusu ret ile sonuçlanan öğrenciler, İptal Dilekçesi’ni doldurarak Turna Portal’a yüklemelidir. Aksi halde, “Seçim Kriterleri” sayfasındaki “Puan Kesintileri” bölümünde (Hareketliliğe seçildiği halde süresinde feragat bildiriminde bulunmaksızın hareketliliğe katılmama) belirtildiği üzere puan kesintisi uygulanır.
|
| 2. Öğrenim Sözleşmesi (Learning Agreement (OLA/LA)) |
Öğrenim Sözleşmesi; Erasmus+ öğrenim hareketliliğine katılacak öğrencilerin, karşı kurumda alacağı dersleri İTÜ’deki hangi dersler yerine saydıracaklarını kredi sayısı ve içerik bakımından eşleştirerek oluşturduğu zorunlu ve kritik bir belgedir.
2022 yılı itibari ile süreç çevrimiçi “Online Learning Agreement (OLA)” platformuna taşınmıştır ve tüm işlemler bu sistem üzerinden gerçekleştirilmektedir. Karşı Kurum ve İTÜ Erasmus+ Koordinatörü tarafından çevrimiçi olarak onaylanan belgenin PDF’inin Turna Portal’a yüklenmesi gerekmektedir. Bu sürecin takibinden ve zamanında tamamlanmasından tamamen öğrenci sorumludur. (Online sisteme geçiş yapamayan az sayıda kurum için bu sözleşme PDF dokümanı olarak da hazırlanabilir ancak geçerli olabilmesi için yine hem karşı kurum hem de İTÜ Bölüm/Program Koordinatörü tarafından onaylanmış halinin Turna Portal’a yüklenmesi gerekir.)
Öğrenim Sözleşmesi hazırlama sürecinde Erasmus+ Bölüm Koordinatörünüzle düzenli ve yakın iletişimde olmanız önemlidir. Sürecin doğru ilerlemesi için siz de gerekli kontrolleri yapmalı, ders seçimlerinizi ve değişikliklerinizi koordinatörünüzle zamanında paylaşmalısınız.
Öğrenim Sözleşmesi’ni onaylama yetkisi tamamen Erasmus+ Bölüm Koordinatörüne aittir. Koordinatör, onay sürecini belirli kurallar çerçevesinde yürütür; bu kurallara uymayan sözleşmeler reddedilmelidir. Kurallara uygun olmayan bir sözleşmenin onaylanması durumunda, hareketlilik sonrasında ders saydırma sürecinde sorun yaşanması ve/veya hibe kesintisi gibi sonuçlar ortaya çıkabilir.
Bu nedenle, öğrencilerin Öğrenim Sözleşmesi’ni hazırlarken aşağıda paylaşılan temel kurallara ve dikkat edilmesi gereken hususlara uygun sözleşme hazırladığından emin olması önerilir.
Öğrenim Sözleşmesinin Taşıması Gereken Asgari Koşullar
1. Öğrencinin karşı kurumda alacağı dersin karşılığı olarak gösterdiği İTÜ dersinin, kendi bölümünün ders planında yer alması gerekmektedir.
2. Tüm dersler için AKTS bilgileri, belgelerde doğru şekilde belirtilmiş olmalıdır.
3. Belgelerde ön şartı olan bir ders eşleştirildi ise; bu derse ait ön şartın sağlanmış olduğundan emin olunmalıdır. (Ders, kendi ön şartı ile aynı dönemde alınamayacağını göz önünde bulundurunuz),
4. Karşı kurumlardaki derslerle eşleştirilmiş İTÜ derslerinin toplam kredi miktarı tek dönem için minimum 30 AKTS, iki dönem için ise minimum 60 AKTS olmalıdır.
5. Karşı kurumdaki seçilen derslerin toplam AKTS miktarı ile eşleştirilen İTÜ derslerinin toplam AKTS miktarı arasındaki fark; tek dönem için +5/-5 AKTS, iki dönem için +10/-10 AKTS arasında olmalıdır.
6. Karşı kurumda seçilen derslerinin içeriklerinin, eşleştirilen İTÜ derslerinin içekleri ile uyumlu olduğundan emin olunmalıdır. (Karşı kurumda alacağınız ders, hareketlilik bitip İTÜ’ye döndüğünüzde eşleştirdiğiniz İTÜ dersi yerine saydırabilir mi?)
7. Çift Anadal Programına (ÇAP) kayıtlı öğrenciler seçtikleri bir ana dal programı üzerinden hareketliliğe hak kazanır. Bu nedenle, karşı kurumda alınacak derslerin ilgili lisans programının ders planındaki derslerle eşleştirilmesi gerekmektedir. Belgelere ilişkin süreçleri hak kazandıkları bölümün koordinatörü tarafından yürütülür.
Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:
• Öğrencinin karşı kurumda alacağı dersler, İTÜ’de kayıtlı olduğu programın ders planında yer alan zorunlu dersler yerine sayılacaksa, karşı kurumdaki dersler içerik olarak uyumlu olmalıdır.
• Öğrencinin karşı kurumda alacağı dersler, programın ders planındaki seçmeli dersler yerine sayılacaksa, seçmeli ders gruplarına genel denklik yapılmamalıdır. Öncelikle öğrencinin ders planındaki seçmeli derslerden içerik olarak uyumlu olan ders seçilmeli; uyumlu ders bulunmadığı durumlarda birebir içerik denkliği aranmayarak yakın bir seçmeli ders seçilmeli ve karşılık gösterilmelidir.
• Karşı kurum ile İTÜ’nün kredi miktarları arasında belirgin farklılık bulunması durumunda (birinde kredi miktarının düşük, diğerinde yüksek olması gibi), istisnai olarak bir dönem için en az 21 AKTS, iki dönem için ise en az 42 AKTS onaylanabilir.
• Bir yıl hareketlilik gerçekleştirecek olan öğrenciler dersin ön şartını birinci dönem, dersi ise ikinci dönem alabilirler. Ancak, birinci dönem dersin ön şartından başarısız olmanız halinde, ikinci dönem OLA belgesinden ön şartı sağlanamayan ders düşürülmelidir.
• Öğrencinin Bölümünün onay vermesi halinde; İTÜ’deki bir derse karşılık, karşı kurumdan birden fazla ders seçilebilir ve bu eşleşme RS belgesinde doğru bir biçimde gösterilmelidir. Benzer şekilde; İTÜ’deki birden fazla derse karşılık, karşı kurumdan bir ders seçilebilir ve bu eşleşme RS belgesinde doğru bir biçimde gösterilmelidir.
• İTÜ'de daha önce alınan bir ders, Erasmus+ Hareketliliği sırasında alınabilir ancak bu dersin AA ile geçilmemiş olması gerekir.
• OLA belgesinde toplam dil dersi miktarı alınan toplam kredinin %30'unu geçmemelidir.
• ÇAP öğrencileri, hareketliliğe gitmeye hak kazandıkları anadal programının dersleri dışında ikinci anadal programlarına ilişkin dersler alıyorsa, bu dersler için ilgili ikinci anadalının Koordinatöründen de onay almalıdır. Bu onay RS Belgesinde söz konusu dersin yanında Koordinatör ismi ve imzalı ile gösterilmelidir.
Ek Kaynaklar:
OLA Kılavuzu için tıklayınız.
Erasmus Ders Alan Kodu (Subject Area Codes) için tıklayınız.
Kurumlara ait Erasmus ID Code için tıklayınız. |
| 3. Recognition Sheet (RS) (Tanınırlık Belgesi) |
RS, öğrencinin yurt dışında Öğrenim Sözleşmesi (LA) kapsamında alacağı derslerin, İTÜ’de program müfredatında yer alan uygun derslere saydırılmasında kullanılan belgedir. RS Belgesinde yer alan dersler ile Öğrenim Sözleşmesinde (LA) yer alan dersler birebir örtüşmelidir.
RS Belgesinin öğrenci tarafından Bölüm/Program Koordinatörüne danışılarak hazırlanması önerilir. Hazırlanan belge önce Bölüm/Program Koordinatörü tarafından imzalanmalı ardından, İTÜ Fakülte/Enstitü Komisyon Üyeleri ve Dekan/Enstitü Müdürü tarafından onaylanmalıdır. Turna Portal’a onaylı belge yüklenmelidir.
Öğrencilerin hazırlayacağı RS Belgelerinin şablonları aşağıda, öğrenim kademesine göre paylaşılmıştır
• Lisans RS Belgesi
• Lisansüstü RS Belgesi |
| 4. Sağlık Sigortası Poliçesi (Health Insurance Coverage) |
Erasmus+ hareketliliğine katılacak tüm öğrencilerin, gidilecek ülkede sağlık kuruluşlarında alınabilecek muayene ve tedavi hizmetlerini karşılayacak geçerli bir sağlık sigortasına sahip olması zorunludur. Sigorta tarihlerinin hareketlilik döneminin tamamı için geçerli olması gerekmektedir.
Aşağıda Sağlık Sigortası için kullanılabilecek 2 alternatif paylaşılmıştır. Söz konusu alternatiflerden birinin Turna Portal’a yüklenmesi gerekir.
1) SGK anlaşmalı ülkeler ve sağlık hizmetlerinden yararlanma
Türkiye’nin bazı ülkelerle Sosyal Güvenlik Anlaşması bulunmaktadır. Bu anlaşmaların kapsamı ülkeye göre değişebildiğinden, sağlık sigortasını kapsayıp kapsamadığını ilgili ülke özelinde kontrol etmeniz gerekir.
Sağlık sigortasını da kapsayan anlaşmalı ülkelerde; Türkiye’de çalışan veya emekli ebeveynleri üzerinden hak sahibi olan öğrenciler, eğitim süresince SGK kapsamındaki sağlık hizmetlerinden (ülkenin uyguladığı usullere göre) yararlanabilir. Bu haktan yararlanabilmek için öğrencinin, bağlı bulunduğu SGK biriminden ülkeye özel kodu bulunan ilgili belgeyi temin etmesi gerekir.
Bu belge başvurusu için SGK’ya sunacağınız resmi yazı (SGK Belgesi Bilgi Yazısı) ofisimiz tarafından sağlanmaktadır. Yazıyı nasıl temin edeceğinize ilişkin adımları buradan inceleyebilirsiniz.
• SGK tarafından paylaşılan “Yurt Dışı Sağlık İşlemlerine” ilişkin bilgi metnine buradan ulaşabilirsiniz. (Yapılan anlaşmaların sağlık sigortasını kapsayıp kapsamadığını ve bu konuda hakkındaki tüm detayları SGK’dan teyit etmeniz gerekmektedir.)
Sağlık hizmetlerinden yararlanma usul ve işlemlerini, lütfen bağlı bulunduğunuz SGK Müdürlüğü/Şubesi üzerinden öğreniniz.
2) Özel Sağlık Sigortası
Gidilecek ülke ile SGK anlaşması bulunmaması veya anlaşmanın sağlık teminatını kapsamaması halinde, hareketlilik sürenizin tamamı boyunca yurtdışında oluşabilecek sağlık giderlerini karşılayacak şekilde özel sağlık sigortası yaptırmanız gerekir. (En az 30.000 Euro değerinde, ayakta ve yatarak tedavi hizmetlerini kapsayacak şekilde olmalıdır).
! Konsolosluklar genellikle vize başvurusunda seyahat/sağlık sigortası talep edebilmektedir. Vize başvurunuzu yapmadan önce, sigortanızı yaptırmanız önerilir. Vize başvuruları sırasında kullanabileceğiniz “Vize Kolaylaştırıcı Bilgi Yazısı"nı nasıl temin edeceğinize ilişkin adımları buradan inceleyebilirsiniz.
|
| 5. Online Language Support (OLS) Sonuç Belgesi |
OLS, Avrupa Birliği tarafından Erasmus+ hareketliliğinin öğrencilerin dil seviyesine ne kadar katkı sağladığını ölçmek üzere yapılan bir dil sınavıdır. Tüm Erasmus+ öğrencilerine; haraketlilik başlamadan önce ve bittikten sonra olmak üzere iki kez yapılır. Yabancı dilini geliştirmek isteyen öğrenciler için online dil kursu da sağlanır.
Hareketlilik öncesinde, öğrencilerin sınav tamamlandıktan sonra sistem tarafından otomatik olarak verilen sonuç belgesi Turna Portal’a yüklenmelidir.
Online Language Support (OLS) hakkında bilgiye buradan erişebilir, sınav sayfasına gitmek için buraya tıklayabilirsiniz. |
| 6. Euro Hesap Bilgisi |
Hibe transferinizin yapılabilmesi için kendi adınıza açılmış bir Euro hesabınız olması gerekmektedir. İTÜ’nün anlaşması olduğundan Hibe transferiniz sırasında Halkbank’tan açılmış vadesiz Euro hesaplardan kesinti yapılmaz. Ancak, Banka tarafından kesinti yapılmasına bir itirazınız yoksa farklı bir bankaya ait bilgileri de paylaşabilirsiniz.
Hibeli ve hibesiz tüm öğrencilerin; hesap cüzdanındaki isim-soyisim ve IBAN numarasını içeren sayfasını (fiziksel hesap cüzdanı sayfası veya bankasının mobil uygulaması/internet sayfasından alınmış hesap bilgileri görüntüsü) Turna Portal’a yüklenmesi gerekir.
! Ödeme işlemleriniz için Euro hesap bilgileriniz Turna Portal'daki profil bilgilerinizde yer alan “hesap bilgileri” bölümünden otomatik çekilmektedir. Hibe ödemelerinizin vaktinde ve hatasız tamamlanabilmesi için belge yüklemesine ek olarak hesap bilgilerinizi bu alana, doğruluğundan emin olarak, kaydetmeniz gerekmektedir. |
| 7. Hibe Sözleşmesi |
Yukarıda paylaşılan 6 belgenin istenen nitelikte Turna Portal’a yüklenmesinin ardından; hibeli/hibesiz tüm öğrencilerin, hareketlilik başlangıç tarihinden en az 1 hafta önce randevu alarak ofisimize gelmesi gerekmektedir. Bu görüşmede öğrencinin Hibe Sözleşmesi hazırlanır ve öğrenci tarafından imzalanır. Ardından sözleşme, İTÜ Uluslararası Değişim Programları Ofisi Koordinatörü tarafından da imzalanarak tamamlanır. İmzalı sözleşmenin bir örneği öğrenciye e-posta ile iletilir veya imza süreci aynı anda tamamlanabiliyorsa elden teslim edilir.
Öğrenci, iki tarafça imzalanmış sözleşmenin kopyasını Turna Portal’a yüklemek ve yüklediğini erasmus_outgoing@itu.edu.tr adresine bildirmekle yükümlüdür. Turna Portal’da imzalı sözleşme bulunmaması halinde öğrenciye hibe ödemesi yapılamaz; ayrıca hareketlilik sürecini geçersiz sayabilecek sonuçlar doğurabilir.
! Randevuya, vize almış olarak ve yanınızda pasaportunuzla gelmelisiniz. (Vize başvuruları sırasında kullanabileceğiniz “Vize Kolaylaştırıcı Bilgi Yazısı”nı nasıl temin edeceğinize ilişkin adımları buradan inceleyebilirsiniz.)
Tüm belgeleri Turna Portal’a yüklemeden randevu almış öğrencilerin işlemleri, bilgi eksikliği nedeni ile sözleşme hazırlanamayacağından, Ofise gelse dahi gerçekleştirilmeyecektir.
! Öğrenci vize işlemlerini kendisi tamamlamakla yükümlüdür. Seyahat detayları (konaklama vb.), bilet işlemleri, vize için gerekli diğer evraklar öğrencinin kendi sorumluluğundadır. İTÜ tarafından Erasmus+ değişim programı kapsamında bir kontenjana yerleştirilmiş ve karşı kurum tarafından kabul mektubu alınmış olması, ilgili kurumun bulunduğu ülke için vize alınabileceğini garantilemez. Zamanında (hareketlilik öncesinde) vize alamayan öğrencilerimiz, iptal prosedürünü gerçekleştirmekle yükümlüdür. |
Ek Belgeler: Hak kazandığınız hareketlilik döneminde değişiklik yapmak veya bu hakkınızdan feragat etmek istemeniz durumunda; aşağıdaki ilgili belgeyi, açıklama bölümünde belirtilen niteliklere uygun ve eksiksiz şekilde doldurarak, Turna Portal’a yüklemeniz gerekmektedir.
|
| 8. Dönem Değişikliği Dilekçesi |
Erasmus+ öğrenci öğrenim hareketliliğine tek dönem yerleşmiş asil adayların, aynı akademik yıl içerisinde, yerleştikleri dönemlerini değiştirmesi mümkündür. Bunun için; “Dönem Değişikliği Dilekçesi”nin doldurularak, karşı kurumun (yerleştiğiniz üniversite) dönem değişiklik talebini onayladığını açıkça gösteren e-posta çıktısı ile birlikte hem Turna Portal’a yüklenmesi hem de bağlı bulunduğunuz Dekanlığa/Enstitü‘ye teslim edilmesi gerekmektedir.
Dönem Değişikliği Dilekçesini vaktinde iletmeyen öğrenciler, İTÜ’de dönem derslerinin seçiminde Erasmus+ öğrencisi olarak görünecekleri için sorun yaşayacaktır. Değişikliğe ilişkin alınacak Fakülte/Enstitü izninin takibi ve kontrolü öğrencinin sorumluluğundadır, Ofisimizin bu konuda bir takibi/müdahalesi bulunmamaktadır. |
| 9. Feragat Dilekçesi |
Erasmus+ öğrenci öğrenim hareketliliğine yerleşmiş öğrencilerin, hareketlilik haklarından vazgeçmeleri için “İptal/Feragat Dilekçesi”ni doldurularak, karşı kurumun (yerleştiğiniz üniversite) bu durumu onayladığını açıkça gösteren e-posta çıktısı ile birlikte hem Turna Portal’a yüklenmesi hem de bağlı bulunduğunuz Dekanlığa/Enstitü‘ye teslim edilmesi gerekmektedir. (Vazgeçilen haklar bir sonraki döneme/yıla devredilemez.)
Feragat Talebini iletmeyen öğrenciler, İTÜ’de dönem derslerinin seçiminde Erasmus+ öğrencisi olarak görünecekleri için sorun yaşayacaktır. Ayrıca sonraki Erasmus+ hareketlilik başvuruları için “Seçim Kriterleri” sayfasındaki “Puan Kesintileri” bölümünde (Hareketliliğe seçildiği halde süresinde feragat bildiriminde bulunmaksızın hareketliliğe katılmama) belirtildiği üzere puan kesintisi uygulanır. |
| Süreç hakkındaki pratik bilgilere "Bilgi Paketi" üzerinden ulaşabilirsiniz. |