Erasmus+ KA171 Öğrenim Hareketliliği gerçekleştirmek isteyen her öğrenci gerekli belgelerini Türkiye Ulusal Ajans Başvuru Portal’ına yükleyerek online başvurusunu yapar. Erasmus+ programı seçim kriterlerine göre yapılacak ön değerlendirmenin ardından itiraz ve iptal süreci yürütülür. Son olarak, ilan edilen nihai listedeki öğrencilerin isimleri karşı kuruma “aday öğrenci” olarak bildirilir. Karşı kurum tarafından onaylanan öğrenciler hareketliliğe hak kazanır.

Öğrencinin asil aday statüsü kazanması için ise, kontenjanına yerleştirildiği kuruma başvurması, gerekli başvuru koşullarını yerine getirmesi ve bu sürecin sonunda karşı kurum tarafından “kabul belgesi” (normal posta veya e-posta yoluyla gelebilir) alması gerekir. 

ÖNEMLİ: Bir öğrencinin isminin karşı kuruma aday olarak bildirilmiş olması, o öğrencinin hibe ile destekleneceğini garantilemez. 

DİKKAT

• İlan edilen lisans, yüksek lisans, doktora kontenjanları sadece ilgili seviye içindir.
• Başvuruların tek seferde alınıp tek seferde değerlendirme yapılacak olması nedeniyle, öğrencilerin beş tercih hakkı bulunmaktadır. Beş tercih hakkının da doldurulması zorunlu değildir.
• İki dönem için ayrılan kontenjanlara bir dönemlik, bir dönemlik kontenjanlara iki dönemlik başvuru yapılması mümkün değildir. Kontenjan listesinde 4-5-6 ay bir dönem, 8-9-10-12 ay iki dönem olarak kabul edilmelidir.
• Tez aşamasında başvurmayı düşünen öğrencilerin, başvuru aşamasından önce karşı kurumda tez danışmanı bulmuş olması veya en azından bir öğretim üyesi ile irtibat içerisinde olması beklenmektedir. Karşı kuruma yerleştirme yapıldıktan sonra danışman bulunamaması durumunda kurum değişikliği yapılamaz. Bu durumda hareketlilik hakkı kaybedilir ve hareketliliğin iptal edilmesi gerekir.
• Karşı kurumların tez çalışması için AKTS verip vermedikleri, önceden sorulmalıdır. Tez çalışması için en az 21 AKTS vermeyi kabul etmeyen kurumlar tercih edilmemelidir.
• Tez çalışması için ilgili kontenjana yerleştirilmiş bir öğrencinin mücbir sebepler dışında ders alması mümkün değildir.
• Başvuru tamamlandıktan sonra tercih değişikliği, yerleştirme işleminden sonra kurum değişikliği öğrenciler arasında eşitsizliğe sebep olacağından mümkün değildir.
• Bir öğrencinin İTÜ tarafından Erasmus+ değişim programı kapsamında bir kontenjana yerleştirilmiş olması, o öğrencinin karşı kurum tarafından kesin olarak kabul edileceği anlamına gelmez. Kabul mektubu almayan öğrencilerimiz, iptal prosedürünü gerçekleştirmekle yükümlüdür.
• İTÜ tarafından Erasmus+ değişim programı kapsamında bir kontenjana yerleştirilmiş ve karşı kurum tarafından kabul mektubu alınmış olması, ilgili kurumun bulunduğu ülke için vize alınabileceğini garantilemez. Zamanında (hareketlilik öncesinde) vize alamayan öğrencilerimiz, iptal prosedürünü gerçekleştirmekle yükümlüdür.

Bu sebeple öğrencilerimiz tercih edecekleri üniversitelerin;

1. Başvuru koşullarını incelemeli,
2. Yabancı dil seviyesi koşullarını öğrenmeli,

   Kurumlar, yabancı dil seviyesi şartlarını her akademik yıl değiştirebileceklerinden, kurumlar arası anlaşmalarda yazan yabancı dil koşullarına ek olarak en güncel ve kesin bilgiye  ulaşmak için, ilgili kurumların web sayfalarının bu amaçla da incelenmesi çok önemlidir.  

3. Akademik takvimlerini incelemeli,

   Öğrencilerimiz karşı kurumların dönem başlangıç/bitiş tarihlerinin İTÜ akademik takvimiyle çakışma durumunu kontrol etmelidir. 

4. Gerekli AKTS kredisini sağlayabilmek için, alabileceği dersleri veya tez aşamasındaysa tez çalışmasının AKTS değerini incelemeli,

5. • Karşı kurumda alınacak derslerin ilgili kurumda geçerli olan kredi değerlerinin toplamının; 1 dönem için 30 AKTS, 2 dönem için 60 AKTS olması zorunludur. Bu kural lisansüstü tez çalışması için değişim yapacak öğrencileri de kapsamaktadır. Ancak, lisansüstü öğrenciler için, karşı kurumda yapılacak olan tez çalışması 30 AKTS’nin altında ise, ilgili kredi miktarı Erasmus ve Uluslararası Hareketlilik Ofisi’ne danışılmalıdır.
   • Erasmus+ öğrenim hareketliliği süresince alınacak derslerin İTÜ karşılığı olarak gösterilen derslerin uyumlulukları Erasmus+ bölüm/program koordinatörüne danışılmalıdır. Karşı kurumda alınacak derslerin toplam AKTS değeri ile İTÜ’deki eşdeğer sayılacak derslerin toplam AKTS değeri arasındaki farkın bir dönem için 5’ten fazla olmaması, iki dönem için toplamda 10’dan fazla olmaması gerekir.
6. Not sisteminin geçti/kaldı (pass/fail) olarak değil, bir not karşılığı olmasına dikkat etmelidir. Eğer alınan dersin not karşılığı yok ise, İTÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından “fail/başarısız” olunan ders İTÜ transkriptine FF olarak ve “pass/başarılı” olunan ders “muaf” olarak işlenmektedir.
   
   

ÖNEMLİ UYARILAR

BAŞVURU SÜRECİ İÇİN 

• Erasmus+ programı başvurularında ve ilerleyen süreçteki yazışmalarda yalnızca itu.edu.tr uzantılı mail adreslerinizi kullanınız. Aksi halde, başvurunuz/hareketliliğiniz iptal edilecek ve tarafınıza ödenmiş hibe varsa, iade alınacaktır.
• Öğrencilerin başvuru portalı üzerinde yapacağı düzeltme/güncelleme/değişiklik vb. işlemler, başvuru sürecinde yapılacak olup başvuru bitiş tarihinden sonra gelen düzeltme/güncelleme/değişiklik vb. istekleri hiçbir şekilde kabul edilmeyecektir.
• Online başvuru sırasında yaşanabilecek her türlü sıkıntı için ekran görüntüsü ile birlikte, başvuru sürecinde, ofisimize başvuru yapabilirsiniz. Önemli olan yaşanılan sıkıntının ne olduğu ve hangi tarih ve saatte başvuru yapıldığının gösterilmesidir.
• Beyan edilmesi gereken belge ve bilgilerde eksik veya yanlış olması durumunda düzeltme için ek süre verilmeyecektir. Başvuru tamamlanmamış sayılıp değerlendirmeye alınmayacaktır.
• Öğrenci beyan edilen bütün bilgilerimin doğru olduğunu bildirir ve verdiği bilgilerden herhangi birinin doğru olmadığı saptanırsa, bundan doğacak sonuçları kabul eder. Yanlışlığından oluşacak sorunların tüm sorumluluğu kendilerine aittir.
• Yanlış beyan olması durumunda düzeltme için ek süre verilmeyecektir. Başvuru tamamlanmamış sayılıp değerlendirmeye alınmayacaktır.
• Gerekli bilgi ve belgeler için başvuru işlemine geçmeden önce mutlaka Seçim Kriterleri’ni inceleyiniz.
• Başvuru Portalı'na genel not ortalamanız yansıyacak olup Seçim Kriterlerinde belirtildiği şekilde hesaplanmış not ortalamanız başvuru süreci bittikten sonra değerlendirme aşamasında dikkate alınacaktır.
• Süresi geçtikten sonra yapılan itirazlar ve iptaller işleme alınmayacaktır.
• Ön Değerlendirme listesi, “İtiraz ve İptal Süreci” sonrasında güncellenebilir.

BAŞVURU SONRASI İÇİN

• Gidiş evrakları ile ilgili işlemler herhangi bir aksilik çıktığı takdirde çözecek zamanı sağlamak amacıyla gitmeden en az 2 hafta önce bitirilmelidir. Yaz tatiline girilmeden önce evrak sürecinin bitirilmesi tavsiye edilmektedir.
• Evrakların tümü Ulusal Ajans Başvuru Portal'a yüklenmelidir. Yalnızca Fakülte izin yazısı İTÜ Erasmus ve Uluslararası Hareketlilik Ofisi’ne bazı fakülteler tarafından gönderilmektedir. Öğrenciler bu yazının İTÜ Erasmus ve Uluslararası Hareketlilik Ofisi’ne ulaşmasını sağlamak için gerekli takibi yapmalıdır.
• Öğrenciler, tüm evrakların bir kopyasını kendi Erasmus dosyalarında saklamalıdır.
• Konsolosluklara verilecek tüm evrakların 3 aydan eski tarihli olmaması gerekmektedir. Vize evrakları için İTÜ Erasmus ve Uluslararası Hareketlilik Ofisi bilgi sağlamamaktadır.
• Kurum Koordinatörü tarafından imzalanacak belgelerin en az 3 iş günü öncesinde ofisimize bırakılması gerekmektedir. Olası düzeltmeler ve işleyişin aksamaması için imza süreçlerine lütfen son dakikaya bırakmayınız.
• Sıfır Hibe (Hibesiz) olan öğrencilerimizin Erasmus Hareketliliğinden önce tüm evraklarını teslim etmesi gerekmekte olup, Sözleşme imzalaması zorunludur.