1. Güncel Transkript (zorunlu)
2. İngilizce Dil Seviyesi Belgesi (zorunlu)
3. Kabul Mektubu (varsa)
4. Şehit/Gazi Ailesi kartının fotokopisi (varsa)
5. Engelli Sağlık Kurulu Raporu (varsa)
6. Koruma, bakım veya barınma kararı belgesi (varsa)
7. AFAD’dan afetzede yardımı alındığını gösteren belge (varsa)

Online başvuru formunu tamamlayıp başvurunuzu sonlandırmadan önce bu evrakları sisteme yüklediğinizden emin olunuz.

Hareketlilik gerçekleştirecek öğrencilerin gitmeden evvel yapması gerekenler ve https://turnaportal.ua.gov.tr sistemine yüklenmesi gereken evraklar aşağıda açıklanmıştır.

1) Kabul belgesi
2) Learning Agreement for Traineeship (Staj için Öğrenim Sözleşmesi) - Nasıl doldurulur?
3) OLS (Online Language Support) Sınavı Sonucu
4) Sorumluluk Sigortası, seyahat sağlık sigortası ve kaza sigortası
5) Vakıflar Bankası'na ait herhangi bir şubeden açılmış EURO hesap numarasını belirten hesap cüzdanı. Erasmus kapsamında size sağlanacak hibenin transfer edilmesini istediğiniz hesabınız. (Diğer bankalardan da Euro hesabı açılabilir ama kesinti yapılabilmektedir.)
6) İş güvenliği eğitiminizi tamamladığınıza dair belge. Bu bilgiye İTÜ hesabınızdan erişebiliyorsanız PDF çıktısını alınız. Değilse iş güvenliği eğitimi aldığınız ofisten temin ediniz.
7) Hibe Sözleşmesi. Tüm belgelerinizi sisteme yükledikten ve vizenizi aldıktan sonra ofisimize gelerek hibe sözleşmenizi imzalamalısınız. (Hibeli/Hibesiz ayrımı yapılmadan gidecek Erasmus staj öğrencileri bu sözleşmeyi imzalamakla yükümlüdür.)
8) Fakülte / Enstitü izni (varsa): Hareketliliğinin tamamı ya da bir kısmı akademik takvimle kesişen öğrencilerin Fakülte/ Enstitü sekreterliklerine başvurarak, çakışan bu zaman zarfı için izinli sayıldıklarına dair Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı ile süreden sayılan izin için başvuru yapmaları gerekmektedir.

* Hareketlilik öncesi hareketliliği gerçekleştirmeye hak kazanan tüm öğrenciler yukarıda belirtilen belgeleri https://turnaportal.ua.gov.tr sistemine eklemekle yükümlüdür.
* Gitmeden önce hibe ödemesi yapılmayacaktır. Hareketlilik esnasında talep edilen belgeyi gönderdiğinizde hak etmiş olduğunuz hibenizin %80'i banka hesabınıza ödemesi yapılacaktır.

1) Confirmation of arrival-departure belgesini karşı kuruma gider girmez kabul mektubunuzdaki staj tarihleriyle tutarlı olacak şekilde formun ilk kısmını doldurup imzalatınız (arrival kısmı) ve belgeyi taradıktan sonra erasmus_traineeship@itu.edu.tr adresine ‘Varış Formu’ konulu bir maille gönderiniz ve erasmus başvuru sistemi (Turnaportal) "Varış Formu" kısmına yükleyiniz (dönmeden önce de ikinci kısmını yani departure kısmını imzalatacaksınız). Bu belge elimize ulaştığında hibe işlemleriniz başlayacak ve hibenizin %80'i sözleşmede belirtilen süre sonuna kadar hesaplarınıza yatırılacaktır. Hareketlilik tamamlandıktan sonra kalan hibe ödemeniz, bu belgedeki tarihlere bakılarak yapılacaktır.

2) Staj için öğrenim anlaşması değerlendirme kısmı (during mobility kısmı): Herhangi bir değişiklik olursa acilen bizimle iletişime geçmek şartıyla değişiklik sayfasını(during mobility) doldurun. Değişiklik olmazsa bu kısım hiç kullanılmayacak.

3) After mobility değerlendirme sayfasını herkes dönmeden önce doldurmalı ve gerekli imzaları almalıdır. Hareketlilik bittikten sonra kalan hibe ödemenizi alabilmeniz için bu belgeyi başvuru portalına yüklemelisiniz.

1) Confirmation of arrival-departure belgesi: Arrival-Departure belgesi, ıslak imzalı ve mühürlü olarak (orijinal belge)
2) Staj için öğrenim anlaşması (After mobility): Hareketlilik bittikten sonra kalan hibe ödemenizi alabilmeniz için bu belgeyi başvuru portalına yüklemelisiniz.
3) Yurda giriş çıkış bilgileri / Pasaport giriş-çıkış mühürleri
4) AB Anketi: Öğrencilere tarafımızdan AB Anketi iletilecektir. Bu anketin doldurulması zorunludur. Anketiniz ulaşmazsa lütfen bizimle iletişime geçiniz. Anketi onaylamanızı takiben başta size %80’i ödenmiş hibenin kalan kısmı da hesabınıza transfer edilecektir.

ÖNEMLİ NOT!!! Ulusal Ajans Kuralı: Kesin gerçekleşme süresi, katilim sertifikasında (confirmation) bulunan faaliyet başlangıç-bitiş tarihlerine göre hesaplanır. Öğrencinin gittiği kurumdaki resmi tatil günleri hariç, yani normal şartlarda öğrenim veya stajın devam etmesi gereken durumlarda, 1 haftadan (7 takvim günü, hafta sonu dahil) fazla süre ile misafir olduğu kurumdan (şehirden / ülkeden) ayrılması durumunda, ayrı kaldığı süreler için hibe ödemesi yapılmayacaktır. Ayrıca yapılacak gün hesaplamalarında bir ay 30 gün olarak hesaplanmaktadır. En az 60 günlük bir staj hareketliliğiniz için bu hesaplamaya dikkat edilmelisiniz.

Tanınma- Zorunlu stajlarınız için bölüm staj komisyonunuzun onayı sonrasında (onaylandıktan sonra erasmus_traineeship@itu.edu.tr mail adresine bilgilendirme maili atmalısınız), gönüllü olarak yaptığınız stajlarınızın hareketliliğinizin transkriptinize işlenip işlenmediğini kontrol ediniz. (Sadece lisans öğrencileri için geçerlidir.)